Riunioni aziendali efficaci sono fondamentali per aumentare la collaborazione, condividere la strategia, dare impulso all’operatività. Eppure spesso le sottovalutiamo e arriviamo con poca preparazione nella sala. Con una perdita di tempo, energia, denaro e una esplosione di mal di testa e conflitti.
Riunioni aziendali: lo specchio della cultura organizzativa.
Le riunioni aziendali sono il primo laboratorio di team building, costruiscono il team, cuore pulsante di ogni impresa.
Nelle riunioni aziendali nascono le idee, si prendono decisioni, si instaurano relazioni. Abbiamo mai pensato a come sono le riunioni aziendali? Ovvero, al modo in cui si incontrano i team, come decidono, come comunicano le persone al loro interno e come creano? Le risposte a queste domande sono lo specchio della cultura aziendale in cui sono immerse.
Quante volte abbiamo avuto esperienza di team formati da persone eccezionali che nel momento in cui si mettevano insieme però non riuscivano a trasformare questi talenti personali in un talento collettivo? Accade perché lavorare insieme non è scontato. Ha bisogno di pratiche e processi che supportano la collaborazione, la partecipazione e il benessere collettivo. Le riunioni aziendali hanno questo scopo: contribuiscono a far dialogare i talenti e a rendere intelligente tutta l’organizzazione,.
Immaginate una riunione: il luogo in cui il team si esprime, dà il meglio o il peggio di sé, il motore decisionale e creativo dei nostri processi aziendali. Se le riunioni aziendali sono lunghe, caotiche, noiose, poco partecipate difficilmente questo meglio può emergere e poi esprimersi all’esterno. Se la sensazione che abbiamo quando affrontiamo una riunione è quella che non vediamo l’ora che finisca per tornare alla nostra scrivania solitaria allora qualche cosa non funziona. Le riunioni dovrebbero essere luoghi circolari (esatto, luoghi in cui ci si mette letteralmente in cerchio) dove le informazioni, le idee e i saperi possano esprimersi attraverso tutte e tutti. Dovrebbero essere luoghi in cui una leadership attenta e intelligente lascia spazio affinché emergano le idee di tutte e tutti, affinché quindi possano avere voci i diversi punti di vista in modo da vedere emergere una soluzione collettiva, creativa e inaspettata. Le idee non espresse sono potenziale lasciato andare.
Pianificare le riunioni aziendali
Abbiamo bisogno di riunioni più produttive, efficaci e divertenti. In cui tutti trovano uno spazio di parola e possano dare il meglio di sé. Riunioni aziendali così, però, non capitano: si progettano. Chi pianifica la riunione, dovrebbe prima aver chiaro:
- Di chi ho bisogno per questa riunione?
- Questa è una riunione per decidere, per pianificare, per ideare?
- Ho tutte le informazioni necessarie che possono farmi avanzare nel processo?
Dedicare del tempo alla pianificazione delle riunioni aziendali significa guadagnarne dopo. Permette di organizzare incontri più produttivi, efficaci e soddisfacenti. Prima di iniziare una riunione aziendale chi la organizza dovrebbe creare un processo affinché tutte le persone invitate a partecipare possano saper rispondere a una serie di domande:
- Perché ci stiamo riunendo?
- Per quanto tempo?
- Quali sono gli obiettivi?
- E gli output di questa riunione?
Se queste informazioni sono alla portata di tutti allora è più facile che possa emergere il contributo collettivo, che il processo che seguiremo sia visibile e che tutti arrivino alla riunione con le idee chiare.
Riunioni aziendali buone iniziano da un buon OdG
Un esempio: quanti di voi si preparano prima della riunione stilando un buon ODG (la famigerata sigla dell’ordine del giorno)?
L’ODG è la mappa della nostra riunione: dovrebbe indicare
- i tempi
- gli argomenti
- le persone responsabili per ciascun tema
- le informazioni di cui abbiamo bisogno.
Con un buon ODG si perde meno tempo, il processo è più fluido e più chiaro e ognuno può sapere in ogni momento a che punto del percorso siamo senza sentirsi perso, e quindi contribuire maggiormente.
La pausa è strategica nelle riunioni aziendali
E per rendere le nostre riunioni aziendali più produttive non dimenticate di inserire una pausa se questa dura a lungo. Nella pausa abbiamo tempo di far sedimentare ciò che è emerso e ricaricare le energie tornando con un’attenzione più focalizzata: la scienza ci dice che dopo 45 minuti l’attenzione e il nostro cervello rallentano.
Uno strumento efficace nelle riunioni di lavoro: il check-in
E che dire della possibilità di avere un momento di confronto “umano”? Perchè non inserire nelle nostre riunioni un piccolo momento iniziale in cui connettersi come esseri umani oltre che come colleghi e colleghe? Raccontarci come stiamo, come arriviamo alla riunione, una barzelletta o qualcosa di divertente che ci è accaduto per ridere insieme? In TARA lo chiamiamo check-in. Si fa un check-in per tastare l’atmosfera, per incontrarsi ad un livello differente dal solito che sviluppa empatia, connessione, fiducia, relazione sostenendo il team nella strada verso il benessere e verso la coesione tra le persone essenziale per affrontare le sfide che la riunione ci presenterà.
Perché come dice Margaret Wheatley “noi non abbiamo paura di coloro di cui conosciamo le storie” quindi tanto più conosciamo dei nostri compagni di viaggio tanto più ne avremo fiducia.
Una newsletter per riunioni aziendali fatte bene
La scriviamo una volta al mese. Non parliamo solo di riunioni ma di come rendere più creativa, produttiva e leggera l’atmosfera nei luoghi di lavoro. Con il primo invio ricevi una pillola di formazione proprio sulle riunioni – oltre che su altri temi chiave per noi: decisioni efficaci, leadership e conflitto.