Mini guida per riunioni efficaci

Quando questa frase risuona nei corridoi è arrivato il momento di trasformare le riunioni. Come? Ne abbiamo discusso durante il recente Codesign the Future, il nostro incontro online dedicato alla co-progettazione di strumenti utili alle organizzazioni. Il risultato è una miriade di piccole pratiche da sperimentare al prossimo incontro.

Ne siamo consapevoli: le cattive riunioni ci riguardano. La fatica di prendere una decisione, la distrazione, la mancanza di un’ordine del giorno chiaro: sono caratteristiche comuni di incontri complicati. Un’altra riunione, però, è possibile. A patto di mettere in crisi il solito modo di fare – o di non fare, come l’abitudine di non progettare prima i nostri incontri.

Nella guida trovi spunti e consigli, qui ne anticipiamo 3.

Prendi piccoli accordi di base.

Non improvvisare, le buone riunioni non capitano, si pensano. Prima della riunione stabilisci con il team accordi di base condivisi. Qualche esempio: non portare laptop, tenere spenta la suoneria dei cellulari, rispettare l’orario di inizio e quello di fine riunione. Attenersi agli accordi è segno di rispetto per il tempo e il lavoro delle altre persone.

L’assenso sull’agenda.

All’inizio della riunione dedica qualche minuto per l’assenso sui punti dell’agenda. Non è detto che tutti gli argomenti debbano essere affrontati allo stesso modo, durante lo stesso incontro o con tutte le persone presenti. Se basta un veloce aggiornamento su un punto, meglio l’invio di una email. Se il tema riguarda solo poche persone, stabilite una nuova data a stretto giro, se una riflessione è strategica non mescolatela con la condivisione dei compiti.

Mai più senza feedback!

Alla fine della riunione dedica qualche minuto al feedback sul processo per individuare cosa c’è da migliorare. Organizzare e gestire una riunione efficace non è scontato e non c’è un solo modo di farlo: l’importante, però, è lavorare per trovare il proprio. Attraverso il feedback, concreto e puntale, si costruisce insieme una nuova cultura organizzativa – che spesso, ricordiamolo, prende forma nelle pratiche e non nelle dichiarazioni.

Ma il tuo team può cominciare a cambiarle. A piccoli passi e senza farne un dramma!

Noi abbiamo una proposta per riunioni wow.

Abbiamo anche un modulo d’emergenza, casomai avessi voglia di contattarci per rendere più efficaci le tue prossime riunioni.

Ecco la guida in formato PDF

Ogni guida è pubblicata con licenza Creative Commons 4.0: prendila, usala, falla tua.

I contenuti sono frutti degli incontri di design collaborativo Codesign the Future in cui esperti e esperte, HR, imprenditori e imprenditrici affrontano sfide comuni in modo creativo, aperto, dialogante. L’obiettivo è costruire un patrimonio di pratiche condivise per il cambiamento organizzativo.

Grazie di cuore codesigners!