La riunione di lavoro spesso è vissuta come un male necessario o una perdita di tempo. Eppure può diventare un potente strumento di cambiamento organizzativo, uno spazio dove prendere decisioni, organizzare il lavoro di squadra, fare team. Ripensare la riunione di lavoro è fondamentale per le aziende che mirano a sbloccare il potenziale dei team.
Costi e benefici di una riunione di lavoro.
Perché ci riuniamo di nuovo? Quante volte ce lo chiediamo? Riunirsi idealmente serve a prendere decisioni, risparmiare tempo, focalizzarsi su quello che conta, chiarirsi le idee, portare avanti le decisioni prese. Sembra fantascienza, perché l’esperienza comune è spesso più faticosa. Le riunioni improduttive, infatti, pesano nella vita aziendale.
Secondo l’indagine “The High Cost of Unproductive Meetings”, le cattive riunioni sono un costo nascosto per le aziende e drenano un’enorme quantità di risorse: circa 37 miliardi l’anno negli Stati Uniti. Il 67% dei e delle dipendenti considera la riunione di lavoro un ostacolo allo svolgimento del proprio lavoro.
Quando una riunione funziona, invece, produce un impatto opposto in termini di coinvolgimento e velocità del lavoro: secondo uno studio condiviso da Corporate Rebels una riunione ben progettata aumenta l’engagement del personale del 25%.
Insomma: una buona riunione non è solo possibile, è vitale per far funzionare il lavoro di squadra.
Cosa impedisce a una riunione di funzionare…
Ci sono vari “bug” nelle riunioni disfunzionali. Un elenco esaustivo è difficile da completare ma ogni team può individuare quale tipo di blocco ostacola la riuscita dei propri incontri.
Bug relazionali
Nascosti ma percepibili: come è l’atmosfera quando entriamo in sala riunioni? Che tipo di emozione sentiamo? Conflitti di potere, tensioni irrisolte, comunicazione inefficace, carenza di leadership, poca chiarezza nei ruoli. Sono tutti bug di natura relazionale.
Bug di progettazione
Chiediamoci: sappiamo con chiarezza perché ci riuniamo? Che obiettivo abbiamo? Abbiamo lavorato all’ordine del giorno? Mentre siamo in riunione sappiamo come passarci la parola o parlano sempre le stesse persone? Un aspetto che spesso è sottovalutato riguarda i tempi: c’è chiarezza sulla durata e sulla possibilità delle persone di rimanere?

Quante tipologie di riunione conosci?
Il primo passo per una buona riunione di lavoro è capire a cosa serve nello specifico e con chiarezza. In generale, possiamo dividere le riunioni in due macro tipi: decisionali e operative.
Riunioni decisionali
Sono quelle in cui prendiamo decisioni sulle nostre linee guida. Sono di natura strategica.
Riunioni operative
Il focus è coordinarsi su attività specifiche. Servano ad allinearsi, a monitorare l’andamento del lavoro, a verificare di cosa abbiamo bisogno dalle altre persone e dagli altri team per andare avanti, a mettere in luce blocchi o dubbi che le altre persone possono aiutarci a superare.
Tips per smettere di perdere tempo in riunione.
La Sociocrazia – è uno degli approcci che usiamo e qui ti diciamo come funziona – propone diverse soluzioni per evitare le riunioni “catastrofe” e dare una scossa al lavoro di squadra.
Condividere l’ordine del giorno in anticipo
Non si tratta solo di mandare un elenco di temi ma di condividere le risorse necessarie per prepararsi – documenti, link, video. Un consiglio: visualizzare aiuta, facciamo in modo che i nostro documenti siano brevi, facili da leggere e belli da vedere,
Nella condivisione dell’ODG sono coinvolti 3 ruoli – non necessariamente tre persone!
- segreteria: chi si prende cura dello storico, delle decisioni prese e verifica che tutte le persone abbiano tutto quel che serve
- leadership operativa: si chiede quali decisioni sono da prendere, cosa serve per farlo
- chi facilita; si chiede come rendere più facile prendere decisioni, come strutturare l’agenda e pianificare.
Stabilire e rispettare i tempi
Una riunione dura raramente al di sopra dei 90’, tempo in cui la nostra attenzione ha un declino naturale e abbiamo bisogno di una pausa per ricaricarci. Stabilire un tempo è anche una piccola sfida: permette di calibrare la riunione, focalizzare quello che davvero serve, evitare la ridondanza, arrivare prima all’obiettivo.
Recap, recap e ancora recap!
Alla fine della riunione un breve recap di quanto deciso è fondamentale: si tratta di ricordare chi fa cosa entro quando e verificare se le persone lo hanno recepito. Questo passaggio aiuterà a ricordarci quanto ci siamo impegnati a far accadere dopo la riunione.
Le 3 fasi di una riunione di lavoro che funziona.
In ogni caso per un buon team meeting è necessario focalizzare tre fasi: prima, durante e dopo.
Prima della riunione: odg, doc e richieste
- raccogliere e dare un titolo alle diverse decisioni da prendere e dividerle in due gruppi: nuove e da ri-validare (aggiornare, rivedere, mettere in discussione)
- organizzare le decisioni in punti in un ordine del giorno
- condividere l’odg in anticipo con le persone che parteciperanno aggiungendo le informazioni correlate (file, presentazioni, video) e semplici richieste (c’è bisogno di portare documenti? qualcuno deve preparare qualcosa?)
Durante la riunione: facilitazione, minute e tempi
- è buona norma individuare due ruoli: chi facilita e chi prende nota delle cose importanti
- dedicare massimo 90’ alla riunione evitando distrazioni e stando nel processo che chi facilita ha disegnato
- fare chiarezza sui passi successivi una volta che la riunione è terminata – rispondere alla domanda: quali sono i prossimi passi?
- raccogliere il feedback alla fine della riunione – cosa ha funzionato e cosa avrebbe potuto funzionare meglio?
Dopo la riunione: feedback e operatività
- valutare il feedback: se sono arrivati suggerimenti migliorativi cosa possiamo fare la prossima volta affinché la riunione sia ancora più efficace?
- monitorare l’operatività: all’inizio della riunione successiva diamoci un momento per un check. Abbiamo fatto quanto deciso? A che punto siamo? Quali difficoltà stiamo riscontrando?
Riunione di lavoro: cosa possiamo fare con te?
Amiamo le riunioni che funzionano: ci risparmiano un sacco di mal di testa!
Per questo supportiamo le organizzazioni a riprogettare le riunioni secondo format agili e più efficaci. Lo facciamo attraverso la co-progettazione, perché ogni organizzazione e unica e prima di dare una risposta vogliamo ascoltarla, ecco come.
Un percorso di 3 email per riprogettare la riunione di lavoro per bene
Lo abbiamo progettato per chi non sa da dove cominciare. Ogni settimana un esercizio e se non sai come applicare i consigli, ci sentiamo.
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