Come organizzare riunioni di lavoro efficaci? Attraverso una attività di codesign che coinvolga dipendenti e team nella progettazione di incontri che rispondono alle concrete esigenze dell’impresa e di chi ci lavora.Lo abbiamo fatto per diverse organizzazioni tra cui Panificio Moderno di Matteo Piffer: ecco il racconto dell’esperienza.
Riunioni di lavoro come laboratori di competenze.
Le riunioni sono spazi fondamentali per condividere la visione, prendere decisioni, organizzare l’operatività. A patto di non organizzarle “come capita” ma come processi abilitanti, ossia utili a facilitare l’emersione delle competenze delle persone. Nel caso di Panificio Moderno le riunioni sono state disegnate come luoghi di un passaggio trasformativo: uno spazio per lavorare su una maggior responsabilizzazione e autonomia.
Un buon momento per innovare: il passaggio generazionale.
Un momento favorevole per riprogettare le riunioni di lavoro è il passaggio generazionale. Come nel caso di Panificio Moderno, fondato dai genitori Anna e Paolo e gestito dai figli, il cambio non è banale né semplice. Ma è un momento che libera energie, anche progettuali. Riuscire a canalizzarle vuol dire far fruttare il potenziale creativo della fase di passaggio.
Nella storia del Panificio, il cambio generazionale è stato occasione di innovazione su più piani. Il primo: il prodotto, con l’introduzione di nuove farine e una “maggiore coscienza agricola”, per dirla con le parole di Matteo. Ma poi, piano piano, si è fatta strada una nuova consapevolezza: l’innovazione la fanno le persone. Da qui è arrivato il bisogno di un cambiamento dei processi organizzativi: governance, riunioni, modelli di leadership. Una esigenza che ha preso forma nelle parole di Matteo, con chiarezza: “Finivamo le riunioni con una sensazione di affaticamento e insoddisfazione e cominciavamo ad avvertire sempre più un senso di sfiducia nelle riunioni”. Al punto di arrivare a non farle più.
Organizzare incontri efficaci con obiettivi chiari.
Nel lavoro di ri-progettazione dei processi con TARA, il Panificio ha espresso l’esigenza di rendere le riunioni non solo più produttive e più agili ma anche occasioni di apprendimento. Definire l’obiettivo del processo da ri-disegnare è fondamentale per dare struttura e costruire format efficaci. Se cambiano gli obiettivi, infatti, cambiano anche i processi per raggiungerli. E a una poca chiarezza sulle finalità corrisponde anche una confusione nei format.
Nel caso del Panificio sono state progettate riunioni di lavoro diverse per obiettivi distinti: progettare, aggiornare, organizzare il lavoro. Ad ogni tipologia è stato assegnato un nome diverso con un calendario specifico. Ad esempio, l’incontro strategico può avvenire meno spesso ma durare di più, quello di aggiornamento è breve ma frequente. Già questa distinzione ha portato ordine nel Panificio e le riunioni che prima duravano dalle 3 alle 4 ore si sono ridotte a un’ora e mezzo. “Abbiamo risparmiato la metà del tempo – sostiene Matteo – e abbiamo raddoppiato l’efficacia”
Codesign delle riunioni di lavoro.
Se la distinzione dei format di riunione per obiettivi è una buona regola, non esiste un format valido per tutte le organizzazioni. Ogni team ha bisogno di darsi regole proprie che rispondono alle esigenze di chi lavora. I processi più efficaci sono infatti quelli disegnati da chi li implementa. In che modo? Attraverso il codesign delle procedure, un percorso di co-progettazione delle riunioni che permette di definire modalità, tempi, filiere insieme. Il codesign permette al gruppo di costruire le proprie soluzioni nella consapevolezza che così sarà più semplice integrarle nel flusso quotidiano e metterle in pratica.
Nel caso del Panificio sono state coinvolte tutte le persone del team, con ruoli diversi. Per aiutare il gruppo nel concreto del lavoro il primo passaggio è stato assistere a una riunione senza intervenire:
- quali dinamiche si mettono in moto?
- cosa accade prima, durante e dopo la riunione?
- chi parla? chi non lo fa mai?
Sono tutte domande cui rispondere attraverso l’osservazione partecipata.
Dopo la fase di osservazione attraverso un workshop collaborativo il team ha disegnato tre tipi di riunioni di lavoro diverse con piccole procedure per la fase preparatoria, lo svolgimento dell’incontro e il follow-up degli incontri. Il nuovo modello è stato sperimentato e testato come un prototipo per verificarne l’efficacia e prevedere eventuali aggiustamenti.
“Abbiamo raggiunto una grande concretezza – ha spiegato Matteo – l’abbiamo raggiunta insieme: ognuno di noi ha potuto contribuire alla soluzione e proprio per questo abbiamo ottenuto un risultato straordinario”.
Pillole di formazione per riunioni di lavoro efficaci.
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