La facilitazione per riprogettare le riunioni. Perché serve e come funziona.

Ho conosciuto Matteo Piffer del Panificio Moderno grazie a Trentino Social Tank, incubatore di idee, con cui già aveva avviato un percorso di consulenza organizzativa.

Matteo era partito da una intuizione: qualcosa non andava nelle riunioni. Il tema caldo si trovava là. Così ci siamo incontratə.

“Spesso riflettiamo sul commitment to change come spinta in un processo di trasformazione”

La prima cosa che mi ha colpito di Matteo è stata la consapevolezza con cui si è presentato: spesso con TARA riflettiamo sul commitment to change come spinta  fondamentale in un processo di trasformazione. Organizzazioni che sentono un bisogno di cambiare ma ancora non hanno inquadrato la direzione.

Matteo l’aveva inquadrata eccome, con una grande e lungimirante lucidità.

“Le riunioni erano il cuore di un passaggio trasformativo: uno spazio di crescita di competenze e un laboratorio di allenamento alla creatività”

Le riunioni per lui erano il cuore di un passaggio trasformativo: una porta per lavorare su una maggior responsabilizzazione e leadership del proprio team, uno spazio di crescita di competenze e un laboratorio di allenamento alla creatività di gruppo e all’intelligenza collettiva.

“Il Panificio Moderno era nella fase delicata e ricca di possibilità del passaggio generazionale”

Quando mi ha raccontato la loro storia (dico loro perché Matteo ha un fratello con cui condivide, dentro l’azienda, molti dei passaggi che qui raccontiamo) mi ha colpita la spinta all’innovazione di Panificio Moderno: un panificio nato dai sogni e dal lavoro di mamma Anna e papà Paolo e in quella fase delicata eppure ricca di possibilità del passaggio generazionale ai due figli, Matteo e Ivan.

“L’innovazione la fanno le persone. Da qui è arrivato il bisogno di un cambiamento dei processi organizzativi: governance, riunioni, modelli di leadership”

L’innovazione è partita dalla cosa più immediata, il prodotto, con l’introduzione di nuove farine e una “maggiore coscienza agricola”, per dirla con le parole di Matteo. Ma poi, piano piano, si è fatta strada una nuova conspaevolezza: l’innovazione la fanno le persone. Da qui è arrivato il bisogno di un cambiamento dei processi organizzativi: governance, riunioni, modelli di leadership.

Insieme non abbiamo progettato solo le loro riunioni ma abbiamo gettato le basi per una trasformazione imprenditoriale dentro il Panificio.

Il bisogno di Matteo e del suo team era di rendere le riunioni più produttive e più agili e anche degli spazi di apprendimento e crescita: per questo abbiamo lavorato intensamente su due livelli, quello operativo e quello relazionale.

Panificio Moderno si era accorto di avere un sintomo, e ha deciso di non ignorarlo. Dice Matteo: “Finivamo le riunioni con una sensazione di affaticamento e insoddisfazione e cominciavamo ad avvertire sempre più un senso di sfiducia nelle riunioni”. Al punto di  arrivare a non farle più.

“Abbiamo ri-progettato il flusso delle riunioni. Avevano bisogno di calendarizzare differenti riunioni a seconda degli obiettivi”

E così con Matteo e il team abbiamo ri- progettato il flusso delle riunioni: le loro riunioni erano troppo lunghe perchè c’erano troppi focus, troppi piani mescolati. Avevano bisogno di calendarizzare differenti riunioni a seconda degli obiettivi: incontri di progettazione, incontri di aggiornamento, incontri di avanzamento strategico.

Questo nuovo flusso ha permesso di dare risposta ai bisogni di maggior efficacia e operatività alleggerendo il tempo e l’ordine del giorno di ciascuna riunione. Prima di questo lavoro le loro riunioni duravano dalle 3 alle 4 ore, adesso durano 1 ora e mezza. Nell’intervista Matteo dice: “Abbiamo risparmiato la metà del tempo e abbiamo raddoppiato l’efficacia”.

“La facilitazione supporta il gruppo a trovare i propri strumenti, a costruirseli se necessario , a puntare sul co-design delle proprie soluzioni nella consapevolezza che così sarà più facile integrarli e metterli in pratica”

La buona operatività però non basta per darci un senso di appagamento alla fine della riunione. I risultati visibili sono un indicatore importante ma l’atmosfera che si crea mentre lavoriamo lo è altrettanto.

Le riunioni servono a rafforzare il lavoro in gruppo, il senso di far parte di una squadra, la capacità di affrontare le sfide insieme. 

Il livello relazionale pesa quanto quello operativo. Per Matteo la sfida era: come possiamo collaborare di più, rafforzare le relazioni e distribuire maggiormente la leadership?

Per capire come aiutarli ho assistito a una loro riunione: ogni gruppo è diverso, non c’è una soluzione uguale per tutti.

La facilitazione supporta il gruppo a trovare i propri strumenti, a costruirseli se necessario , a puntare sul co-design delle proprie soluzioni nella consapevolezza che così sarà più facile integrarli e metterli in pratica. Piccole soluzioni, semplici ma dal grande potere trasformativo. Una fra tutte: evitare le riunioni fatte attorno a un tavolo e con il computer davanti ma costruire un contesto spaziale che ci “costringa” a guardarci negli occhi, che permetta il movimento e lo usi come leva per favorire la creatività e un flusso maggiore di idee.

“Le riunioni sono il nostro primo e più importante Team Building aziendale”

Così, insieme, siamo arrivati alla fine del nostro percorso. E ci siamo portatə a casa la consapevolezza di come le riunioni sono il nostro primo e più importante Team Building aziendale.

Come dice Matteo nell’intervista : “Abbiamo raggiunto una  grande concretezza e l’abbiamo raggiunta insieme: ognuno di noi  ha potuto contribuire alla soluzione e proprio per questo abbiamo ottenuto un risultato straordinario”.

 

Ilaria Magagna

Cofounder e Facilitatrice TARA

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