Quale è il significato del feedback sul lavoro e perché è diventato un termine che circola nella formazione aziendale?

Per rispondere immagina di trovarti in una nuova città, sei sul marciapiede e devi raggiungere una meta. Non ci sono persone cui chiedere e allora usi una app: imposti la destinazione e premi invio. Ti incammini e segui i feedback: “continua su questa strada”, “no, devi andare nell’altra direzione”. Mentre ti muovi il feedback segnala se stai andando nel verso giusto. Se scegli di prenderlo (ascoltarlo e ragionarci su) non ti perderai! Lo stesso succede nella vita e al lavoro.

Il feedback è un processo di comunicazione che dà informazioni sulla performance e le azioni di un individuo o di un sistema. Nel contesto aziendale, il feedback è come una bussola che guida l’organizzazione verso il miglioramento continuo e l’innovazione. Un po’ come un GPS per l’efficacia del lavoro ci dice se continuare come stiamo già facendo, se migliorare qualche aspetto, se serve ricalcolare il percorso verso gli obiettivi perché stiamo andando su una strada sbagliata.

Se un team decide di dotarsi di un “Google Maps per il proprio lavoro” imparerà più velocemente e migliorerà i risultati.

Il feedback funziona se aiuta a valutare il più oggettivamente possibile l’efficacia della strategia/del comportamento in atto e se decidiamo di prestargli attenzione con continuità. Il “feedback una tantum” è come il navigatore nel deserto: indica qualcosa ma abbiamo perso le coordinate. 

Il feedback, invece, funziona se

• c’è chiarezza sull’obiettivo da raggiungere 
• abbiamo determinato a monte dei dati da osservare 
• siamo pronte a cambiare direzione nel caso in cui capiamo che la strada intrapresa non ci sta portando dove volevamo
• stabiliamo una data di revisione dei progetti/decisioni (includere la revisione nei processi di sviluppo rende le sorprese meno impattanti)

Nelle organizzazioni agili e adattive sperimentare è fondamentale: consente di fare dei passi in una direzione e testare se è quella giusta. Se sì possiamo proseguire più velocemente, altrimenti abbiamo imparato qualcosa in poco tempo.

Prendere in considerazione il feedback permette di aprirsi con più facilità alla sperimentazione. Immagina di voler testare una nuova idea, una nuova strategia, un nuovo prodotto. Invece di investire troppo tempo nello sviluppo e verificare solo dopo se l’investimento è efficace, cosa accadrebbe con un test più veloce per raccogliere feedback? Non sarebbe interessante come rete di protezione? 

Il feedback migliorativo diventa così parte integrante del processo di sviluppo: le sorprese ci saranno – sono inevitabili – ma sarà più facile trasformarle in apprendimenti. 
Ad esempio, ogni volta potremmo esprimere feedback per diverse scelte.

Rafforzare una pratica

Se stiamo andando bene il feedback invita a continuare come abbiamo fatto fino ad ora per un altro ciclo

Migliorare il processo con il feedback

Potremmo valutare che c’è qualcosa che possiamo modificare per farlo meglio, il feedback indica cosa modificare per sperimentare il cambiamento nel nuovo altro ciclo 

Terminare e lasciare andare

 Potremmo valutare che siamo fuori strada, il feedback invita a fermarci e cambiare strategia, prodotto o servizio

In tutti i casi stiamo imparando qualcosa ed evitiamo di disperdere risorse in progetti che non portano ai risultati attesi. 

Un altro tipo di feedback nelle organizzazioni è quello interpersonale.

L’obiettivo del feedback interpersonale è produrre chiarezza e comprensione reciproca per favorire l’efficacia della collaborazione e per evitare di trasformare le fisiologiche incomprensioni in veri e propri conflitti, per il bene nostro e della nostra organizzazione.

Entriamo in un terreno più scivoloso in cui è diffusa una difficoltà culturale nel darsi feedback reciproci. L’educazione si fonda su un certo tipo di feedback”espresso attraverso giudizi di approvazione/disapprovazione del comportamento (genitori, insegnanti, superiori), e performance review (giudizi di valutazione positiva/negativa della prestazione). Siamo diventate grandi a forza di giudizi non di feedback.

Il feedback interpersonale è invece funzionale al benessere ed è fondamentale esprimerlo con parole adatte. Proprio perché abbiamo l’abitudine del giudizio, un’altra paura che possiamo avere è di non riuscire a comunicare con sufficiente calma un feedback migliorativo.

Le basi per un feedback efficace

• Ricordiamoci di dare feedback al “ruolo” che la persona ricopre non alla persona in sé (stai svolgendo qualcosa in un certo modo NON sei in un certo modo…)
• Prendiamoci il tempo prima per riflettere e scrivere, aiuterà a comunicare con più serenità

Modellare un feedback che funziona

• Scattiamo una foto mentale di quello che è successo, descriviamo la situazione e il comportamento che abbiamo osservato senza presumere di sapere tutto
• Descriviamo l’impatto che la situazione ha avuto su di noi 
• Chiediamo alla persona cui vogliamo dare il feedback se è disposta ad ascoltare 

Valutare l’impatto del feedback

Valutiamo insieme all’altra persona cosa fare: cosa abbiamo capito? cosa ha funzionato o meno? teniamo qualcosa del lavoro fatto o è tutto da ri-fare? E come?

Insomma: il feedback è prezioso, può accelerare la nostra crescita ed evoluzione in modo esponenziale sia a livello di organizzazione che personale. Un’organizzazione è fatta di persone, se crescono loro cresce il resto. 

Formazione sul feedback e la comunicazione efficace, prima di tutto.

E poi possiamo costruire processi di feedback adatti alla tua organizzazioni e ri-progettare le riunioni come spazi per darsi i feedback.

In ogni caso, DAI UN’OCCHIATA QUI.

Abbiamo costruito un percorso di esercitazioni in 3 email per sperimentare piccole applicazioni della sociocrazia. Iscriviti e se hai qualche dubbio Pierre Houben risponde!