Facilitare eventi partecipati

Gli eventi aziendali non sono più quelli di una volta. Meglio così!
Dimenticate responsabili d’area appisolati, team leader in crisi d’ansia, CEO alle prese con discorsi che ricordano i “Jalisse”: fiumi di parole.

Gli eventi aziendali contano sempre di più nella vita di un’impresa ma hanno un impatto solo se rispondono alle reali esigenze delle persone che partecipano.

Uno su tutti è il bisogno più diffuso dopo la pandemia Covid19: stare insieme per sentirsi davvero una squadra.

La parola chiave di un evento aziendale che funziona è quindi una: partecipazione.

Vera leva di ingaggio, motivazione, coinvolgimento nel lavoro.

Come portare la partecipazione negli eventi aziendali?
Se la domanda genera ansia in HR e negli uffici comunicazione, niente panico. La piccola guida aiuta a organizzare un evento aziendale divertente e denso di significato. Ovvero: un evento aziendale partecipato.

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Se nella tua organizzazione il coinvolgimento nel lavoro è basso, non sei un’eccezione. Secondo l’indagine State of The Global Workplace: 2022 Report di Gallup, solo il 4% di chi lavora in Italia sente pieno coinvolgimento in quello che fa.

Certo, non basta un evento in azienda per cambiare la situazione, ma dopo il distanziamento dovuto alla pandemia, dedicare tempi e spazi liberi dall’operatività quotidiana per immaginare insieme il futuro dell’impresa è un primo passo per sentirsi più squadra.

Lo confermano i numeri del Rapporto OICE, l’osservatorio italiano dei Congressi e degli Eventi promosso da Federcongressi. Nel 2021 in Italia sono stati realizzati oltre 86mila eventi in presenza o formato ibrido della durata minima di 4 ore e con una media di 53 persone per appuntamento.

Per aiutare dipendenti, collaboratori e collaboratrici a riconnettersi con l’organizzazione non basta però un evento qualunque.
L’evento aziendale partecipato permette di raggiungere con più efficacia e leggerezza obiettivi chiave come:

• rafforzare la coesione
• condividere gli elementi identitari distintivi
• aumentare il senso di squadra

Insomma: se non è coinvolgente, che evento aziendale è?
(Risposta: una noia mortale che produce l’effetto opposto a quello desiderato. Ossia, distanza)

L’evento aziendale funziona se lo pensiamo come “uno spazio per”

Se non abbiamo chiari gli obiettivi, se diventa un trasferimento di informazioni dall’alto, se si limita ad essere una vetrina per i vertici dell’azienda, l’evento serve a poco.

Pensare l’evento aziendale come “uno spazio per”ci aiuta a capire cosa fare e cosa evitare. Ad esempio: se si tratta di comunicare i risultati raggiunti, l’evento potrebbe diventare uno spazio per celebrare insieme. Spesso dimentichiamo di coinvolgere le persone nella celebrazione dei traguardi dell’organizzazione che, senza il loro lavoro, non sarebbero possibili.

Possiamo sempre riservare un momento per snocciolare i numeri: lo “spazio per” farlo, però, potrebbe essere l’email di invito o la newsletter interna.
Nell’evento concentriamoci sulle persone!

Lo spazio dell’evento aziendale parla.

Non comunichiamo solo attraverso ciò che diciamo durante l’incontro: tutto quello che facciamo rivela in modo limpido che tipo di impresa siamo e vogliamo essere. Se le persone sono sedute davanti a un palco con un grande tavolo per i relatori restituiremo l’immagine di una gerarchia rigida che pesa molto. Se le prime file sono assegnate tracceremo un confine palpabile tra chi è importante e chi meno. Più lo spazio è aperto ma organizzato, più riusciremo a rappresentare l’organizzazione per quello che davvero è: un sistema vivente, dove tutte le persone collaborano per un fine comune in modo dinamico.

L’evento è un format: deve avere ritmo.

Non basta mettere interventi in sequenza, magari con un moderatore che tiene il filo. Progettare un evento significa disegnare un format: per funzionare deve avere ritmo. Momenti diversi con tempi definiti progettati per obiettivi distinti: un foglio di lavoro con queste tre voci potrebbe aiutare a farsi le domande giuste per dare struttura all’incontro.

Attenzione anche a lasciare le persone sedute per ore! Dopo un po’ cominceranno a innervosirsi, a guardare l’orologio e perderanno l’attenzione. Organizzare delle fasi in cui muoversi è importante.

Per organizzare un evento aziendale partecipato serve prima di tutto una consapevolezza: la partecipazione non è un momento.

La partecipazione è un modo di stare al mondo.
Produce un impatto duraturo se pensiamo e progettiamo in modo partecipato, se la partecipazione, nel caso degli eventi aziendali, attraversa tutte le tre fasi principali: il prima, il durante, il dopo.

Prima: il codesign dell’evento partecipato.

La partecipazione non comincia con l’orario di inizio dell’evento ma con la progettazione. Per questo parliamo di codesign dell’iniziativa. Esistono diverse tecniche per progettare in maniera collaborativa ma per iniziare possono bastare strumenti semplici.

L’invio di un questionario, per esempio, con domande mirate a cogliere le esigenze. Oppure un incontro di brainstorming con le persone responsabili d’area. Persino un sondaggio nel social interno, se c’è, può servire. Il primo modo per rendere efficace un evento aziendale è mettersi in ascolto.

Un’altra tecnica molto semplice è la pubblicazione del progetto in cloud per la raccolta dei feedback. Dopo aver strutturato l’evento è possibile aprire il file di progetto ai commenti delle persone interne all’azienda, dando loro un tempo per intervenire. Attenzione! Pur se semplice questa attività va organizzata individuando ad esempio domande mirate cui rispondere affinché i commenti non siano dispersivi o condividendo regole di base per feedback gentili e utili.

Durante: gestire l’evento aziendale.

Due approcci sono fondamentali per gestire l’evento partecipato, affinché sia davvero tale e non il classico incontro con una spolverata di ascolto – in altri termini: non basta lo spazio delle domande per coinvolgere le persone.

La facilitazione e il gioco trasformano l’evento aziendale e lo rendono memorabile: qualcosa che ricordiamo perché abbiamo preso parte a una esperienza con la nostra voce, il nostro corpo, la nostra personalità.

La facilitazione costruisce spazi accoglienti, dinamici e divertenti e si fonda sulla consapevolezza che l’interazione e il coinvolgimento siano le principali modalità di apprendimento. Un esempio di attività di facilitazione: la mongolfiera. Ci dividiamo in gruppi, tutti con lo stesso compito: disegnare l’organizzazione come una mongolfiera per visualizzare quali zavorre la tengono bloccata e cosa invece la fa volare. Possiamo appendere le nostre riflessioni e permettere ai membri dei diversi gruppi di muoversi per vedere cosa hanno scritto gli altri team. L’esercizio aiuta a portare su un piano di accessibilità contenuti altrimenti astratti e difficili da verbalizzare.

Il gioco permette di prendere parte all’incontro anima (cervello, pensieri) e corpo. Come scrive Lucia Berdini di PlayFactory: giocare è una variabile della scienza della felicità, migliora cooperazione e creatività e contribuisce a costruire il senso di appartenenza.

In un evento aziendale partecipato si possono alternare diverse tipologie di gioco. I giochi cooperativi che coinvolgono l’intero gruppo o, i giochi statici per team che non vogliono spingere l’asticella troppo in là. Un esempio di gioco è “Ikilaboombha”, la versione cooperativa di carta, sasso, forbici. Le persone si sfidano, a vincere alla fine sarà una soltanto. Nel frattempo, però, gli altri si saranno trasformati in supporter, non più avversari, e verrà naturale al termine celebrare insieme. Anche così si sviluppano entusiasmo e apprezzamento per le competenze altrui.

Dopo: la partecipazione continua.

L’evento aziendale partecipato è un modo per shakerare anche gli ambienti più rigidi. Funziona se lascia qualcosa.

Quando finisce l’evento cosa portiamo nel lavoro del giorno dopo?
In che modo siamo un team diverso?

La raccolta del feedback serve a capirlo. Non bisogna chiedere riscontro solo sul piano dell’operatività, ma anche su quello della trasformazione:

Cosa è accaduto di inaspettato?
Cosa ha colpito i partecipanti?
Se qualcuno all’inizio si è mostrato ostile ha poi cambiato atteggiamento?

Il follow-up può consistere anche in un processo di comunicazione che racconti l’evento aziendale attraverso le persone che ne hanno preso parte. Dare la voce alle e ai dipendenti è averne cura e presentarsi come una organizzazione che coltiva relazioni e talenti. Post, episodi podcast, video possono essere diffusi all’interno ma anche all’esterno per rafforzare il profilo di un brand attivo, dinamico, attento.

C’è chi ha sperimentato l’evento aziendale partecipato.

Puoi approfondire l’esperienza di TARA con Banca Etica
Puoi ascoltare l’esperienza del Mietitour di Forno Brisa

Poche volte negli eventi aziendali si lascia spazio alla celebrazione dei risultati. Capita invece che l’atto di celebrare sia usato come strumento di potere e di vergogna, per riconoscere valore solo alla dedizione e al duro lavoro e per bollare l’errore come qualcosa da evitare assolutamente.

Celebrare non è questo.
Celebrare significa

• riconoscere i talenti altrui
• riconoscere gli errori che ci hanno fatto crescere come team
• guardare al risultato degli sforzi comuni, aumentando il senso di efficacia
• apprendere insieme

Affinché la celebrazione funzioni è necessario progettare spazi dedicati, anche negli eventi aziendali.

Se hai pensato: “Tutto molto interessante!”, ma non sai come trasformare il tuo prossimo evento aziendale, fissa una call.

Ascoltiamo le tue esigenze e progettiamo un evento su misura per aumentare coinvolgimento e motivazione nella tua organizzazione.