eVision, software house specializzata in piattaforme per la GDO, è una compagnia in pieno sviluppo. Come spesso accade nelle ICT, ha dovuto affrontare la sfida del modello operativo. Come bilanciare l’efficacia delle soluzioni con la rapidità? Come sintonizzare il ritmo dell’evoluzione tecnologica con quello interno dello sviluppo organizzativo senza generare burnout? Come rimettere al centro il cliente e allineare le squadre? Per rispondere non ci vogliono anni né investimenti sfidanti. Serve attivare l’intelligenza collaborativa per riprogettare i flussi di lavoro insieme a chi deve metterli in pratica. Le soluzioni non arrivano da fuori, sono già nel sistema: il punto è farle emergere con focus e creatività.  Raccontiamo il lavoro in partnership con Cumbia People.

Quando conosciamo bene un modello operativo facciamo fatica a superarlo, anche se intercettiamo segnali di criticità. Colli di bottiglia. Attività duplicate tra team diversi. Flussi di comunicazione interna che si bloccano o che producono caos invece di chiarezza. Un monte di tempo sprecato che genera stress invece di risultati. Nel settore ICT i numeri sono chiari: il 91% dei developers vive livelli di stress che compromettono la qualità del lavoro – Deloitte, 2025.

Dietro le statistiche, però, c’è una verità più profonda.

I numeri raccontano la fatica di abbandonare abitudini disfunzionali. Oltre al dispendio cognitivo c’è spesso la paura di cambiarle – “e se poi non funzionano?”, “di chi è la responsabilità?”

Il modello operativo, però, non è un dato di fatto, fisiologico: è frutto di una scelta. Come tale, possiamo cambiarla.

Insieme a Cumbia People abbiamo portato in eVision il codesign dei flussi di lavoro per ri-progettarli mettendo a sistema tutta la conoscenza e la creatività diffuse nel sistema. Non soluzioni e modelli da fuori, ma un processo per riorganizzare il lavoro con chi lo fa, coinvolgendo membri di ogni team in workshop creativi mirati. – ogni livello porta esperienze e un  bagaglio di saperi che insieme producono un patrimonio unico. 

In fondo al codesign c’è quella che IDEO chiama intelligent trust: la fiducia intelligente che nasce quando costruiamo terreni relazionali solidi e investiamo il tempo in modo più strategico.

Andare dove brucia di più

Abbiamo iniziato da un pre-ascolto. Abbiamo esplorato insieme un set di domande pungenti, utili a vedere dove l’energia può essere investita meglio. Siamo andate dritte alla sfida attiva che spesso le persone percepiscono ma nessuno nomina. Allo stesso tempo, abbiamo mantenuto lo sguardo sistemico.

Sappiamo che il collo di bottiglia non dipende mai da una persona, non è una colpa ma il risultato di relazioni e processi che non funzionano.

Costruire la squadra 

Abbiamo creato un team di progetto mettendo in dialogo chi porta avanti il flusso di lavoro bloccato, chi ci si interfaccia e chi contribuisce in modo più laterale. Persone da squadre diverse, con prospettive multiple, esperienze complementari.

Già questo ha permesso di sciogliere i primi nodi: abbiamo creato spazio per quelle conversazioni utili – e anche dolorose – che “non c’è mai tempo di fare” e che continuiamo a rimandare. Il valore dell’approccio sistemico – guardare al quadro generale e ai particolari insieme – si manifesta subito: mentre andavamo al punto, già stavamo integrando i punti di vista.

Workshop per co-creare soluzioni

I laboratori di codesign non servono solo a costruire sperimentazioni. Mentre co-creavamo soluzioni pratiche per decongestionare i flussi, stavamo anche rafforzando la capacità delle persone di avere conversazioni efficaci e di collaborare con più focus e creatività.

Nei workshop abbiamo identificato punti di forza, fragilità e di leva. Ridisegnato flussi più chiari attraverso la visualizzazione e le mappe. Costruito un clima di maggiore fiducia.

Il processo stesso di codesign ha innescato quella riorganizzazione agile che rende possibile la delega.

Sperimentare, non calare dall’alto

Le nuove procedure non sono state calate dall’alto. Le abbiamo testate in piccolo, modificate sulla base dei feedback reali, implementate gradualmente. L’obiettivo: co-costruire soluzioni che funzionino per tutti, non solo per chi le progetta.

Questo approccio graduale e partecipato ha ridotto le resistenze e aumentato la velocità di adozione. Perché le persone non boicottano ciò che hanno contribuito a creare.

Misurare quello che conta misurare

Abbiamo monitorato l’efficacia in termini di tempo e risorse, ma anche di benessere organizzativo e soddisfazione delle persone coinvolte. I numeri infatti raccontano solo una parte della storia: l’altra è fatta di relazioni, motivazione, senso di appartenenza.

Un nuovo sguardo

La prospettiva esterna ha permesso adottare un’altra angolazione per fare proprio un modo di lavoro diverso

Team più coesi

Fare luce sulle tensioni che man mano si sciolgono, creare nuovi legami, rafforzare le relazioni durante il codesign permette di costruire allo stesso tempo soluzioni inedite e team più collaborativi

3 squadre operative

oggi 3 squadre lavorano in parallelo per implementare il flusso e gli strumenti e monitorare gli andamenti

Meno stress, più respiro

Coinvolgere i team nella riprogettazione distribuisce le responsabilità e alleggerito il carico sui manager. 

Risorse ottimizzate

Meno tempo sprecato. Meno energie disperse. La riduzione delle duplicazioni e dei passaggi inutili rende l’organizzazione più agile ed efficace.

Il codesign dei flussi di lavoro non è una ricetta magica. È un cambio di paradigma

• dal controllo alla collaborazione
• dalla pianificazione rigida alla sperimentazione adattiva
• dalla gestione delle persone alla progettazione dei sistemi.

L’elemento chiave è l’approccio sperimentale. Non imponiamo modelli organizzativi, testiamo soluzioni pratiche e incrementali. Impariamo facendo.

Quando coinvolgiamo i team nella ri-progettazione, tutto il sistema si rilassa: distribuiamo le responsabilità, non cerchiamo colpevoli ma nodi disfunzionali, mettiamo in dialogo tutti i punti di vista.

Già questo genera valore in modo inaspettato. Per eVision, partire dai flussi di lavoro ha significato ottenere elementi concreti di comprensione del sistema organizzativo, generare fiducia nelle metodologie partecipative e creare le fondamenta per una trasformazione più ampia.

Codesign dei flussi di lavoroAllora chiama noi!
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