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Cosa succede nei team quando la fusione con altre organizzazioni arriva dopo un lungo periodo di smart working, causa pandemia? Roberta Rughetti, Head of Programs di Amref Health Africa – Italia, nell’intervista ha raccontato come è emersa l’esigenza del team working e della facilitazione per affrontare un momento delicato. Melania Bigi, invece, propone oggi una lettura tecnica per spiegare come la facilitazione sistemica può aiutare a costruire il “noi”, in una fase di passaggio delicata.

Roberta mi ha chiamata a pochi giorni da un evento importante.

Tutto il team Programmi di Amref si sarebbe incontrato dal vivo per la prima volta dopo un anno e mezzo di pandemia e dopo l’unione con altre 3 organizzazioni.

La nostra sarebbe stata una facilitazione last minute e con diversi punti critici! Come affrontarla?

Di solito inizio così, presentandomi e raccontando la facilitazione.

Mi piace dire che sono una facilitatrice, non Maga Magó: non abbiamo formule e bacchette magiche a TARA! Abbiamo però una cassetta degli attrezzi che abbiamo riempito nel tempo e con l’esperienza, anche per affrontare le sfide quando si presentano.

Siamo sincere. Amiamo facilitare processi a lungo termine, di cui si può vedere l’impatto sul lungo periodo: c’è un cambiamento culturale da accompagnare, che ha bisogno di tempo per esprimersi e “srotolarsi”, come una matassa. Ma sappiamo trasformarci quando serve.  Indossiamo il casco da pompiere e ci mettiamo all’opera.

Come abbiamo progettato il percorso con Amref? A partire da un momento di analisi e diagnosi sul benessere del team e con un obiettivo: costruire spazi per costruire un “noi”.

Come primo passo, abbiamo inviato un modulo di diagnostico: preparare il terreno prima di arrivare all’incontro è stato fondamentale. Dalla survey ho capito che le persone avevano bisogno di aprirsi, che al di là di un senso di apparente confusione c’era la voglia di affrontare i problemi.

Dopo la fase di analisi, abbiamo organizzato una giornata e mezzo di lavoro dal vivo: essere nella stessa stanza fa la differenza.

Abbiamo sofferto tutte e tutti la distanza dello smart working. Abbiamo imparato a lavorare da remoto, e per certi aspetti è molto comodo. Ma non dobbiamo dimenticarci cosa porta potersi guardare negli occhi.

Nel lavoro dal vivo abbiamo toccato il nodo: diventare un NOI. Le fusioni sono sempre momenti sfidanti, dove il rischio è che il vecchio team abbia difficoltà ad accogliere il nuovo, e il nuovo team abbia difficoltà a lasciare la vecchia identità.

In queste fasi è fondamentale onorare la storia e l’apporto di tutte le nuove parti. Sono come gli innesti degli alberi: possono rendere un albero molto piú forte e fruttuoso ma hanno bisogno di tempo e cura. Se non costruiamo un clima di fiducia non possiamo lavorare su un piano più operativo.

Insieme abbiamo adottato uno sguardo dall’alto: nella fase centrale dell’incontro abbiamo fatto emergere punti di forza e di debolezza del gruppo di lavoro.

Spesso i conflitti come minano il “Noi” si creano dal gossip, perché non ci sono spazi collettivi per dirci cosa va e cosa non va: la facilitazione crea questi spazi in sicurezza.

L’effetto è come aprire con dolcezza la valvola della pentola a pressione. Il clima del gruppo cambia: quando ci si può dire cosa non funziona, il piú è fatto, la montagna è scavallata. Tutto è in discesa.

Infine, abbiamo costruito pratiche condivise focalizzandoci sulla ri-progettazione delle riunioni.

Trovare i nodi, scioglierli, in un team pieno di esperienze e competenze come quello di Amref, è un gioco da ragazzi! In poche ore abbiamo costruito il loro modello personale, su misura di come si incontrano nell’arco dell’anno. È stato importante uscire da questa intensa e creativa due giorni con qualcosa di molto pratico e molto condiviso, costruito INSIEME, tutti e 30!

Good enough for now, safe enough to try, ovviamente!

Non siamo maghe ma la facilitazione sistemica ha qualcosa di magico: unisce l’ascolto del processo alla forza dell’obiettivo, la parte piú relazionale con quella pratica del chi-fa-cosa-entro quando.

E aiuta, nel concreto, a costruire un noi-dopo-fusione!

Melania Bigi

Cofounder e Facilitatrice TARA

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